Daten aus Acrobat, bzw. Reader mit Button in Excel Liste einfügen??

[Julischka]

Hallo zusammen,

wie ich die Daten aus einer Excel Liste in mein Formular übertragen kann weis ich ja inzwischen (herzlichsten Dank nochmal an Walde!). Aber wie bekomme ich sie in die Excelliste, ohne die Datei abzuhängen, Daten einzutragen und wieder anzuhängen?

Ist dies überhaupt möglich?
Wenn ja, wie?.... und ist diese Funktion dann nur möglich für Personen die Acrobat Professional auf dem PC haben, oder kann man diese Funktion dann auch nur mit einem Reader wenn auf das Formular die Readerrechte vergeben worden sind?

Benötige unbedingt eine Lösung wie ich die Daten in die Exceltabelle bekomme, ohne das jemand Acrobat Professional haben muss (sonst war meine wochenlange Arbeit umsonst... .

Kann mir da bitte jemand weiterhelfen?

Im Anhang befindet sich eine Musterdatei. Das Feld links neben dem Button ist ein Suchenfeld. Wenn man dort z.Bsp.: die Zahlen 123 eingibt und Enter drückt erscheint der Datensatz der in der Liste eingegeben ist.

Meine Vorstellung nun ist, das ich die leeren Felder beschreibe mit den Daten eines neuen Kunden und sie dann über das klicken auf die Schaltfläche in die Exeldatei eiinpflegen kann.

Geht da meine Phantasie mit mir zu sehr durch, oder ist dies umsetzbar?

Freue mich sehr über jede Hilfe die ich bekommen kann!

Grüße
Julischka

[walde]

Hallo Julischka,

 

In Adobe Reader können keine Dateianhänge beschrieben werden.

Es gibt aber eine Möglichkeit eine Datenbank in ein Adobe Reader Formular zu intigrieren ohne besondere ARES Rechte zu vergeben. Die Datenbank wird in Form einer XML Datenbank in das Formular fest integriert und verhält sich genau gleich, wie eine in Acrobat importierte XML Datei. Der Vorteil der Datenbank ist, dass man zwischen vorhergehenden bzw. nachfolgenden Werten schalten kann, wenn man die dafür vorgesehenen JavaScript Befehle ausführt. Natürlich kann man auch neue Wete hinzufügen bzw. vorhandene Werte löschen und auch nach Werten suchen.

Einen kleinen Hacken gibt es aber auch hier. Die Daten können mit normalen Speicherrechten für Adobe Reader nicht ohne weiteres exportiert werden. Hierbei kann eine "E-Mail Senden" Schaltfläche abhilfe schaffen. Diese fügt die XML Datei als Anhang z.B. in Outlook ein und kann von dort aus gespeichert werden. Diese Datei kann problemlos mit Excel geöffnet und ausgewertet werden. Siehe die XML Beispieldatei.

Bei Interesse erstelle ich ein Beispielformular.

 

Gruß,

 

Walde

[Julischka]

Hallo Walde,

vielen Dank für Ihre schnelle Antwort. Wenn ich ehrlich bin, habe ich hier nur die Hälfte verstanden, da ich mit xml Dateien noch nie was zu tun hatte.

Wenn ich da richtig durchgeblickt habe, ist es mit dieser xml Datei möglich über das Formular Daten in diese Datei hinzuzufügen und wieder abzurufen...und das auch nur mit dem Reader?

Das wäre perfekt! Eine Auswertung von Daten ist nicht nötig.

Bei meinem Formular handelt es sich um eine Angebotsvorlage. Diese ermöglicht es mir in kürzester Zeit gut formatierte Angebote zu schreiben.
Nun möchte ich aber nicht immer die Kundenadresse neu eintippen und auch nicht die Artikelbezeichnungen. Daher habe ich mir aus SAP unsere 10 000 Kundendatensätze in eine Exceltabelle umgewandelt und möchte diese nun mit dem Formular verknüpfen. Ob Excel oder xml ist mir egal, Hauptsache es funktioniert.
Da allerdings auch immer wieder Neukunden anfragen, sollte die Möglichkeit bestehen, das man über das Formular die neuen Daten einfach schnell einpflegt und fertig.
Da nur ich auf der Arbeit Acrobat Professional auf dem PC habe und mein Kollege nur den Reader 9, ist es wichtig, das er auch Daten selbständig einpflegen und evtl. bei Umzügen auch ändern kann.

Desweiteren müsste das Formular noch auf eine weitere Tabelle zugreifen können und zwar die, für die Produktbeschreibungen.
In meinem Angebotsformular ist noch eine dynamische Tabelle in die ich die Produkte eintrage. Hier möchte ich einfach nur die Artikelnummer eintragen können und die Beschreibung soll von alleine gezogen werden.

Ist dies nun alles mit einer XML Datei im Anhang möglich... und kann man das als Laie genauso einfach umsetzen wie Ihren Vorschlag mit der Excelliste?

Meine Angebotsvorlage sende ich Ihnen gerne per Mail zu, damit Sie sich ein besseres Bild machen können, allerdings benötige ich noch ihre Mailadresse.

Vielen Dank das sie mich so sehr unterstützen. Mir liegt wirklich sehr viel daran meine Vorlage fertigstellen zu können.

Liebe Grüße
Julia Haack

[walde]

Hallo Julischka,

 

Anbei eine Beispieldatei, welche eine Datenbank aus einer Excel Datei mit über 11000 Datensätzen erstellt.

Um die Datenbank in das Formular dauerhaft zu integrieren und danach den Reader Nutzern zur Verfügung zu stellen, ist folgendes Vorgehen erforderlich.

Öffnen Sie die Beispieldatei in Adobe Acrobat (Acrobat wird beim 1. Mal benötigt um die Daten in das PDF Formular zu integrieren). Diese enthält die Excel Datei mit über 11000 Datensätzen bereits als Anlage. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Daten aus *.XLS Datei Einlesen". Nun werden die Daten aus dem *.XLS Anhang in das Formular übertragen. Wenn die Übertragung der Daten beendet ist (kann bei der größe ein paar Sekunden dauern) kann die Excel Anlage gelöscht werden. Nach dem Speichern des Formulars sind die Daten in diesem dauerhaft eingebunden. Nun können die Speicherrechte für Adobe Reader vergeben werden.

Jetzt können alle Personen, die Adobe Reader besitzen oder Acrobat die Daten lesen, bearbeiten, löschen und neue Daten erstellen.

Wenn jemand die Datenbank aus dem PDF Formular in Excel importieren möchte, so sollte derjenige bzw. diejenige die "E-Mail Senden" Schaltfläche betätigen, diese bewirkt, das Adobe Reader (Ohne die E-Mail Senden Schaltfläche benötigt Reader ansonsten besondere ARES Rechte um die XML Datei zu erzeugen) die kompltette Datenbank in eine *.XML Datei schreibt und diese als E-Mail Anhang einfügt. Von dort aus kann die Datei lokal gespeichert und mit Excel geöffnet werden.

Die Beispieldatei soll als eine Orientierung dienen und beinhaltet nur sehr wenige Funktionen. Bei Bedarf werde ich die Suchfunktion und andere Sachen einbauen.

 

Die Sache mit den Artikelbeschreibungen stellt für gewöhnlich kein Problem dar, wenn es darum geht eine 2. Datenbank in das Formular einzufügen.


Bei Fragen stehe ich hier im Forum bereit.



Gruß,

 

Walde

[Julischka]

Hallo Walde,

bei dieser Musterdatei verschlägt es mir glatt die Sprache. Wer Java Script kann ist klar im Vorteil. Ist ja unglaublich, was man aus dem Programm herausholen kann, wenn man es beherrscht.

Jetzt werde ich mich mal darüber hermachen, die Struktur der Testdatei und aller beinhalteten Scripte verstehen zu lernen.

Mit diesem Vorschlag haben Sie genau das umgesetzt was ich benötige!
Ich ziehe den Hut vor Ihnen und Ihren Kenntnissen. Das ist das Beste, was ich bislang hier im Forum gesehen habe .

So, jetzt erst mal vielen herzlichen Dank für Ihre Bemühungen und Ihr Angebot mich erneut an Sie wenden zu dürfen.

Grüße
Julischka


....hmmmm.... da hätte ich doch noch eine Frage:
Ihre letzte Version habe ich in mein Formular umgesetzt bekommen. Bei den Kundendaten funktioniert das wunderbar.
Allerdings bekomme ich das Gleiche nicht in einer dynamischen Tabelle hin. Kann es sein, das es dort aus irgend einem Grund nicht funktioniert?

Was ist mit der aktuellen Version, kann man auf diese Art und Weise eine zweite Excel Datei einlesen mit der Suchfunktion "Materialnummer" dieses die zweite Spalte der dynamischen Tabelle ist ?
Nach Eingabe der Materialnummer sollen die Daten eingelesen werden von: "Beschreibung" und "Peis netto"
Damit die Aufteilung verständicher ist, habe ich Ihnen den Teil der Positionsübersicht aus meinem Formular herausgenommen und im Anhang hochgeladen.
Auch hier ist es für mich wichtig, das ein Readernutzer alle Beschreibungstexte selbst einpflegen und ändern kann.

Ist das auf die Gleiche Art und Weise wie in Ihrer letzten Musterdatei möglich obwohl es eine dynamische Tabelle ist?

Bin gespannt auf Ihre Antwort.

Nochmals herzlichen Dank!

Julischka

[Julischka]

Hallo Walde,

ich habe mal fleißig meine Hausaufgaben gemacht und mir die Strukturen Ihrer Musterdatei angesehen. .... und siehe da, ich hab´s doch tatsächlich geschafft diese Vorgehensweise in meinem Formular umzusetzen.

Nun würde ich gerne auf Ihr Angebot der Suchfunktion zurückkommen, da ich in diesem Punkt leider wieder schachmatt gesetzt bin.

Wenn das möglich ist, hätte ich gerne zwei Suchfunktionen.

Einmal durch Eingabe der Kundennummer ----> und dann mit der Enter-Taste suchen lassen.

Zum Anderen würde ich gerne noch eine Suche definieren mit einem "Suchnamen", damit nicht immer erst die Kundennummer nachgeschlagen werden muss. (Suche soll auch hier durch die Enter Taste ausgelöst werden).

Der Suchname kann von jedem Readernutzer selbst angelegt werden, ob das nur ein Nachname ist, ein Spitzname, ein Vorname, völlig egal... irgendetwas was den Kunden eindeutig identifiziert.

Ich würde mich sehr über eine weitere Hilfe von Ihnen freuen, dann hätte ich immerhin den ersten von zwei Datenbindungselementen vollständig gelöst .

.... und damit es ein bissl einfacher geht, habe ich die erste Seite meiner Angebotsvorlage in den Anhang eingefügt.


Viele Grüße
Julischka

[walde]

Hallo Julischka,

 

Anbei Ihre Beispieldatei, welcher ich die Suchfunktion in form eines Dialogfensters integriert habe. Dieses führt eine Funktion aus. Die Funktion kann bei bedarf in das Exit Event eines Textfelde integrietrt werden.

 

Gruß,


Walde

[Julischka]

Hallo Walde,

da kann ich nur mal wieder vielen herzlichen Dank für Ihre Bemühungen sagen. Diese Suche ist großartig und genauso wie meine Vorstellung waren... nee, stimmt nicht, mit dem POP UP Fenster sogar noch viel besser.

Jetzt werde ich die neuen Funktionen in mein Formular integrieren und mich dann an die dynamische Tabelle machen und mal sehen wie weit ich da komme.

Eine Sache gibt es nur, was mich bei dieser Suche wundert.
In Ihrer ersten Suche nach der Datensatznummer funktionierte die Suche blitzschnell.

Jetzt mit dem Pop up ist sie doch recht langsam. (nicht das ich mich jetzt beschwere, die Suche ist TOP)
... mich würde nur interessieren, warum das Formular jetzt so lange braucht ? Haben Sie dafür eine Erklärung?


Herzlichen Dank!

Viele Grüße
Julischka

[walde]

Hallo Julischka,

 

Die Suchdauer hängt unmittelbar mit der Anzahl der Datensätze zusammen. Je mehr Datensätze, desto länger dauert die Suche. Bei z.B. 1000 Datensätzen muss jeder Datensatz auf die entsprechenden Suchkriterien überprüft werden. Bei Datensatznummers ist es so, dass bei der Eingabe der Nummer direkt nur der entsprechende Datensatz geladen wird.

 

P.S.

Das Dynamische Formular werde ich als nächstes in Angriff nehmen.

 

Gruß,

 

Walde

[Julischka]

Hallo Walde,

so wie Sie mir das erklären habe ich mir das auch gedacht, doch in Ihrer ersten Version hatten Sie doch auch 12000 Datensätze drin und dort funktioniert die Suche super schnell....

... daher wundert es mich so sehr.


Bezüglich der dynamischen Tabelle:

Bin auch gerade daran am Basteln, da ich Ihre Hilfe nicht zu sehr beanspruchen will. Ich habe mal alle Buttons untergebracht und versucht die Scripte etwas zu ändern...

..allerdings ist glaube ich das totale Chaos entstanden da ich die Scripte ja leider nicht wirklich verstehe... (was würde ich für Ihre Kenntnisse geben ... naja, aber Übung macht ja bekanntlich den Meister).

Ich werde die Musterdatei so weit wie ich gekommen bin nachher hochladen, vielleicht ist es dann weniger Aufwand für Sie.

Und schon mal vielen Dank für Ihre angekündigte Hilfe.... hmm, wie kann ich das nur alles wieder gut machen?

Viele Grüße
Julischka



P.s.: Bei der dynamischen Tabelle gibt es noch eine Besonderheit. Das Feld Beschreibung müsste bei der Artikelanlage im Java Fenster wesentlich größer und vor alle Dingen mehrzeilig sein. Ist das überhaupt möglich?
Ansonsten dachte ich mir, das man vielleicht nur eine Artikelnummer mit einem Suchwort anlegt und dann die gesamte Beschreibung über die Tabelle einpflegt (über den Button Artikel bearbeiten).